Utilização da fatura eletrónica nas compras públicas deverá estar normalizada até 2017 | YET
16-07-2015

Utilização da fatura eletrónica nas compras públicas deverá estar normalizada até 2017

Até março de 2017 surgirá uma norma europeia para a Fatura Eletrónica (FE) nas compras públicas, aplicável ao “procurement” da defesa e segurança, contratos de concessão, contratos públicos, fornecimento de água, energia, transportes e serviços postais. Para acompanhar o projeto foi criado um Comité que inclui representantes de todos os Estados-Membros. A GS1 foi nomeada pelo Instituto Português da Qualidade para liderar a representação portuguesa. Pedro Lopes, Diretor Financeiro, da Gs1 Portugal traça-nos o ponto de situação.
 
Enquadramento Internacional
 
A entrada em vigor em 2014 da Diretiva Europeia 2014/55 veio colocar uma pressão grande nos Estados-Membros ao nível da desmaterialização de documentos nas compras públicas. De acordo com este instrumento jurídico, até março de 2017 surgirá uma norma europeia para a Fatura Eletrónica (FE) nas compras públicas, aplicável ao “procurement” da defesa e segurança, contratos de concessão, contratos públicos, fornecimento de água, energia, transportes e serviços postais.
Este futuro “standard” irá permitir às Administrações Públicas (AP) de todos os Estados-Membros da UE normalizar a forma como recebem as faturas dos seus fornecedores, gerando eficiências, reduzindo significativamente os erros e permitindo uma melhor gestão dos fluxos financeiros. 
 
Para que este novo “standard” surja, a Comissão Europeia (CE) elaborou um mandado ao Comité Europeu de Normalização (CEN) para a criação de um standard europeu para o modelo semântico de dados dos elementos core de uma Fatura Eletrónica. Para tal, foi constituído um Comité de Projeto (PC 434), no qual estão representados os Estados-membros da UE, através das respetivas NSO’s (National Standards Organizations). No caso português essa organização é o IPQ – Instituto Português da Qualidade
Quando surgir, este novo standard terá ainda que obedecer a um conjunto de princípios basilares, tais como: ser tecnologicamente neutro, ser compatível com os standards internacionais relevantes ao nível da Fatura Eletrónica ou ser passível de ser utilizado para transações comerciais entre empresas (B2B).
 
Os trabalhos do Comité começaram no 4º trimestre de 2014 e atualmente decorrem a bom ritmo. O objetivo é que a futura norma e todos os seus entregáveis estejam prontos até ao final do 1º trimestre de 2017, dando depois tempo aos Estados-membros da UE para que transponham essa nova realidade para os normativos nacionais. Para tal, disporão de um prazo que poderá ir até 18 meses após a publicação da norma europeia.
 
O potencial que existe
 
Atualmente, o potencial para melhoria é enorme. Um estudo recente realizado pela PWC revelou que menos de 5% do total dos orçamentos de “procurement” na UE é gasto/adjudicado através de sistemas eletrónicos. Outra consultora – a Billentis – também publicou num estudo recente que a implementação massiva da Fatura Eletrónica nas AP’s tem um potencial de poupança na Europa de pelo menos 40 biliões de euros (incluindo faturas inbound e outbound).
Mesmo no mundo do EDI (Electronic Data Interchange), existem mais de 20 diferentes standards utilizados pelo mercado, incluindo o setor privado. Mas o driver para a mudança será o setor público, uma vez que em média 45% a 65% das empresas de um país são fornecedores do Estado.
 
Ponto de situação em Portugal
 
Portugal, apesar da sua pequena dimensão, está identificado atualmente como um país que a nível europeu possui um dos maiores potenciais para crescimento nesta área, a par de outros como a Suécia ou a Dinamarca. Veja-se por exemplo as iniciativas recentes da Autoridade Tributária com projetos como o eFatura, e a obrigatoriedade de reporte de faturas, guias de transporte e inventários.
Para acompanhar os trabalhos do CEN e do Comité Técnico (PC 434) foi recentemente criado pelo IPQ um grupo-espelho (designado a nível europeu como “national mirror group”), presidido pela GS1 Portugal e secretariado pela Universidade do Minho CCG (Centro de Computação Gráfica), e fazem parte do mesmo um conjunto bastante alargado de stakeholders, quer do setor público (ex: ESPAP, AMA, AT) quer do setor privado (ex: Solution Providers da área do EDI, empresas de consultoria fiscal, associações).
 
Sobre a GS1 e o seu papel
 
Todos nós fazemos as coisas de uma determinada maneira. E apesar de existirem diferentes abordagens para o mesmo problema ou desafio, e isso contribuir para a definição da identidade de uma organização, essa heterogeneidade pode causar constrangimentos quando queremos trabalhar em conjunto.
 
É exatamente aqui que a GS1 pode ajudar. E apesar da perceção que cada um pode ter daquilo que é sucesso, a capacidade de identificar, capturar e sobretudo partilhar informação é vital. Os standards GS1 fornecem uma linguagem comum para que as organizações e os negócios o possam comunicar, de forma multissectorial, das PME’s às grandes empresas.
 
A partilha de informação reveste-se pois de um caráter chave para as organizações, públicas ou privadas, pois é através desta que é possível gerar enormes eficiências, eliminar barreiras e estabelecer os necessários canais de comunicação entre os players do mercado.
A GS1 e a sua área GS1 eCom fornece standards globais para mensagens eletrónicas que permitem a transmissão eletrónica de dados acordados entre parceiros de negócio. Esta automação assegura que essa transmissão aconteça de forma rápida, eficiente e exata.
 
Atualmente a GS1, e a GS1 Portugal em particular, tem o reconhecimento do mercado por ter um papel neutro e aglutinador, funcionando como “enabler” e promovendo boas práticas. Por esse motivo, foi com alguma naturalidade que o IPQ – Instituto Português de Qualidade convidou a GS1 Portugal para presidir ao CT 196, convite que nos honrou muito e que prontamente aceitámos.
 
Julgamos ser nossa missão divulgar o tema, contribuir e promover a discussão sobre o tema, e sobretudo ajudar a preparar a AP e as empresas, da melhor forma e com a maior antecipação possível, para o futuro standard europeu de FE.